CAPÍTULO III. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Cláusula 3.1. ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN

Cláusula 3.1. 1. RESPONSABILIDAD DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA.

La Sociedad Administradora, en la gestión de los recursos de la Cartera Colectiva, adquiere obligaciones de medio y no de resultado. Por lo tanto, la sociedad administradora se abstendrá de garantizar, por cualquier medio, una tasa fija para las participaciones constituidas, así como de asegurar rendimientos por valorización de los activos que integran las carteras colectivas. En todo caso, responderá en su condición de agente del mercado.

Para cumplir sus funciones la sociedad administradora cuenta con una junta directiva, un gerente y un comité de análisis de inversiones, encargados de realizar la gestión de la cartera colectiva. Para este fin, la junta directiva fijará las directrices, de acuerdo con las reglas señaladas en el presente reglamento y en las normas vigentes, que deberán ser tenidas en cuenta por el gerente y el comité de inversiones. La información relacionada con el gerente y dicho comité será publicada a través del prospecto de inversión que podrá ser consultado en la sede de la Cartera Colectiva y en el sitio web de la sociedad administradora www.fondosdeinversionbolivar.com.co

La constitución del Comité de Inversiones y la designación del gerente no exoneran a la Junta Directiva de la responsabilidad prevista en el artículo 200 del Código de Comercio o cualquier otra norma que lo modifique, sustituya o derogue, ni del cumplimiento de los deberes establecidos en las normas vigentes

Cláusula 3.1.2. GERENTE.

La Sociedad Administradora ha designado un gerente, con su respectivo suplente, dedicado de forma exclusiva a la gestión de las decisiones de inversión efectuadas a nombre de la Cartera Colectiva. El gerente se considerará administrador de la sociedad, y estará inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores.

El Gerente y, en su ausencia, el respectivo suplente, deberán cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las obligaciones propias de los demás administradores de la sociedad administradora:

1. Ejecutar la política de inversión de la cartera colectiva de conformidad con el reglamento y las instrucciones impartidas por la Junta Directiva de la sociedad administradora. Para este fin deberá buscar la mejor ejecución de la operación.

2. Asegurarse de que se haya efectuado el depósito de los valores que integran la cartera colectiva a nombre de esta en una entidad legalmente facultada para el efecto.

3. En la toma de decisiones de inversión deberá tener en cuenta las políticas diseñadas por la Junta Directiva para identificar, medir, gestionar y administrar los riesgos.

4. Asegurarse que los intereses, dividendos y cualquier otro rendimiento de los activos de la cartera colectiva, sean cobrados oportuna e íntegramente y, en general, ejercer los derechos derivados de los mismos, cuando hubiere lugar a ello.

5. Asegurarse de que el portafolio de la cartera colectiva se valore de conformidad con las normas generales y especiales aplicables, dependiendo de la naturaleza de los activos.

6. Velar porque la contabilidad de la cartera colectiva refleje de forma fidedigna su situación financiera.

7. Mantener actualizados los mecanismos de suministro de información, en los términos de la legislación aplicable y demás instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

8. Verificar el envío oportuno de la información que la sociedad administradora debe remitir a los inversionistas y a la Superintendencia Financiera de Colombia, y que el contenido de la misma cumpla con las condiciones establecidas en la legislación y por la mencionada Superintendencia.

9. Documentar con detalle y precisión los problemas detectados en los envíos de información de la sociedad administradora a los inversionistas y a la Superintendencia Financiera de Colombia, categorizados por fecha de ocurrencia, frecuencia e impacto. Así mismo, deberá documentar los mecanismos implementados para evitar la reincidencia de las fallas detectadas.

10. Asegurarse de que la sociedad administradora cuente con personal idóneo para el cumplimiento de las obligaciones de información.

11. Proponer a los órganos de administración el desarrollo de programas, planes y estrategias orientadas al cumplimiento eficaz de las obligaciones de información a cargo de la sociedad administradora.

12. Cumplir con las directrices, mecanismos y procedimientos señaladas por la Junta Directiva de la sociedad administradora, y vigilar su cumplimiento por las demás personas vinculadas contractualmente cuyas funciones se encuentren relacionadas con la gestión propia.

13. En coordinación con el contralor normativo, informar a la Superintendencia Financiera de Colombia los hechos que imposibiliten o dificulten el cumplimiento de sus funciones, previa información a la Junta Directiva.

14. Presentar la información a la asamblea de inversionistas, de conformidad con lo señalado en la legislación aplicable.

15. Identificar las situaciones generadoras de conflictos de interés, según las reglas establecidas en la legislación aplicable y las directrices señaladas por la Junta Directiva de la sociedad administradora.

16. Acudir a la Junta Directiva de la sociedad administradora en los eventos en que considere que se requiere de su intervención, con la finalidad de garantizar la adecuada gestión de la cartera colectiva.

17. Ejercer una supervisión permanente sobre el personal vinculado a la gestión de las carteras colectivas administradas por la sociedad administradora, y

18. Las demás asignadas por la Junta Directiva de la sociedad administradora, sin perjuicio de las responsabilidades asignadas a la misma.

El suplente solo actuará en caso de ausencias temporales o absolutas del principal.